Cachoeiro-ES – Câmara começa implantação da Câmara sem Papel

Os trabalhos para implantação da “Câmara sem Papel”, que prevê a digitalização de todos os documentos da Câmara de Cachoeiro, já foram iniciados. A previsão é de que até o dia 29 de maio toda a tramitação do processo legislativo esteja acessível a qualquer cidadão de forma virtual. 

“ A expectativa é que 200 mil páginas sejam digitalizadas.  Com isso, todos os projetos, desde a fundação da Câmara de Cachoeiro, e os que forem protocolados a partir da implantação do Processo de Modernização de Gestão Administrativa, poderão ser consultados a qualquer tempo”, informa o presidente da Casa de Leis cachoeirense, Alexon Soares Cipriano. A digitalização de todo o acervo será feita ao longo do ano.

A vantagem, aponta ele, além da financeira e ecológica, é que todos os documentos, processos e informações gerados ou em tramitação poderão ser consultados em por interessados de qualquer lugar do mundo, já que será possível iniciar e finalizar todo o processo de forma virtual, sem o uso de uma folha de papel sequer”, garante. “É mais transparência, rapidez e ainda vai gerar economia aos cofres públicos”.

Segundo Jerônimo Henrique Silva, assistente jurídico da Ágape Consultoria, empresa vencedora da licitação para implantação do novo sistema, algumas etapas terão que ser observadas, e todas elas envolvem a capacitação da totalidade dos servidores. A primeira será o Plano de Classificação Documental, que definirá todos os documentos, processos e informações protocolados,  e a Tabela de Temporalidade, que define o prazo prescricional para descarte dos documentos.

O presidente da Câmara de Cachoeiro diz que esse é um caminho sem volta. Um divisor de águas, que vai colocar a Câmara de Cachoeiro entre as mais transparentes do país.  “Além da sustentabilidade e modernização, vamos eliminar um grande problema na gestão pública, que é o problema do arquivamento de documentos. Alguns órgãos precisam alugar imoveis só para o arquivamento de documentos e processos. Com a implantação desse novo sistema,  tudo poderá ser encontrado digitalizado a partir do processo eletrônico. Realmente é uma grande conquista para esta Casa, mas principalmente para os cidadãos”.

Para avaliação da lista de documentos que deverão ser descartados, será necessária a formação de uma Comissão de Avaliação de Documentos, formada prioritariamente por servidores efetivos, que vai chancelar a tabela de classificação e de temporalidade  fornecida pela empresa contratada. Ela poderá  concordar ou não com o descarte dos documentos apresentados nessa tabela.

Jerônimo Silva assegura que está provado que entre 20 e 30% dos documentos arquivados podem ser descartados e que a avaliação dessa Comissão vai dar respaldo para definir com segurança o que poderá ser eliminado e que antes da eliminação de qualquer documento é publicado um edital de eliminação dando o prazo de 30 dias para que qualquer pessoa tenha acesso ao processo ou possa contestá-lo.  

“ Essa Comissão será indicada na primeira semana de fevereiro com representantes dos setores que geram processos legislativos ou administrativos. Queremos alcançar o mais rápido possível a meta de transparência absoluta para que qualquer cidadão tenha acesso ao que tramita em nossa Casa de Leis. Estamos fazendo tudo com absoluta segurança.  O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade dão segurança jurídica em relação ao que pode ser eliminado”, ressalta Alexon Soares Cipriano.